Latar Belakang diadakan Rapat Kerja.
PT MAJU JAYA MAKMUR sedang mengalami kegagalan dalam hasil proses produksi. Penyebab kegagalan tersebut dikarenakan ada salah satu karyawan yang tidak pernah berangkat kerja. Pimpinan perusahaan mengambil kebijakan dengan cara mengadakan pertemuan (rapat) untuk membahas dan mengambil tindakan demi tercapainya visi dan misi perusahaan tersebut.
Perusahaan tersebut dipimpin oleh Fitri Nurmahmudah, dengan sekretaris Sheyla Damayanti dan ada beberapa kepala bagian yang terdapat di dalam perusahaan tersebut, yaitu Kepala bagian kepegawaian dipimpin oleh Tri Hidayatiningsih, Kepala bagian Produksi dipimpin oleh Reni Sanjaya, serta staff produksi Muhammad Nova.
Rapat ini bersifat mendesak dan penting.
Penyelenggaraan Rapat, yang diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 18 Oktober 2010
Acara : Rapat Kerja
Tempat : Ruang Rapat I
Waktu : pukul 15.00 WIB - selesai
Pimpinan Rapat : Fitri Nurmahmudah
MC : Sheyla Damayanti
Anggota : 1. Tri Hidayatiningsih
2. Reni Sanjaya
Skenario Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur:
Sheyla sebagai MC dalam rapat segera membuka rapat, dengan:
Sheyla : Selamat Sore Bapak/Ibu Peserta Rapat. Sebelumnya Assalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu.
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Sheyla : Terima kasih. Sebelum rapat pada sore hari ini kita mulai, perkenakan saya untuk memandu membuka rapat dengan bacaan Basmallah bersama.
Peserta Rapat : Bismillahirrahmanirrahiim.
Sheyla : Terima kasih. Semoga rapat pada sore hari ini berjalan dengan lancar. Selanjutnya rapat akan dipimpin oleh Ibu Fitri Nurmahmudah selaku Pimpinan Perusahaan. Saya silakan.
Fitri : Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuhu. Selamat sore dan salam sejahtera.
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Fitri : Terima kasih kepada Sdr. Sheyla yang telah membuka Rapat pada sore hari ini.
Perkenankanlah saya untuk membahas beberapa hal tentang ketidaktercapaian usaha dari hasil produksi pada Perusahaan kita.
Sebelumnya saya minta maaf karena mengadakan rapat yang sangat mendadak. Saya berharap, semoga keputusan yang akan diambil nanti mampu menjadikan kita semua termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita-cita perusahaan.
Setelah saya amati, beberapa hari terakhir (belakangan ini) Perusahaan kita sangat tidak mampu menghasilkan produk sesuai dengan target. Ternyata ada beberapa hal yang seharusnya dirubah. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu sekalian?
Reni : “Dengan mengangkat tangan dan berkata”, Maaf, saya mempunyai pendapat. Ibu pimpinan yang terhormat, sebelumnya saya minta maaf karena ada beberapa hal yang harus saya sampaikan terkait dengan produksi pada Perusahaan ini. Proses produksi pada Perusahaan kita dapat dikatakan sangat baik, namun ada beberapa hal yang sangat menyedihkan dan menjadikan produksi perusahaan kita gagal di luar sana (konsumen). Kegagalan tersebut diakibatkan oleh salah satu staff yang tidak pernah masuk kerja. Sehingga ketercapaian hasil produksi kurang maksimal. Saya sudah meminta tolong kepada Ibu Hida untuk membuatkan surat panggilan kepada staff kami, namun sampai sekarang tidak ada tanggapan dari staff kami (Muhammad Nova).
Hida : Ibu Pimpinan yang terhormat, dan Bapak/Ibu sekalian. Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya. Beberapa hari yang lalu, saya sudah membuat surat peringatan kepada Sdr. Muhammad Nova, dan sampai akhirnya Ibu meminta kepada saya untuk membuat surat Panggilan. Terakhir minggu lalu, surat panggilan kedua sudah saya kirim kepada Saudara tersebut. Namun sampai sekarang tidak ada respon sama sekali.
Fitri : Baik, terima kasih atas keluhan yang sudah disampaikan. Karena semua sudah dilakukan dengan prosedur, dan tanpa mengambil hak Sdr. Muhammad Nova selaku karyawan di Perusahaan ini. Maka saya selaku pimpinan Perusahaan memutuskan kepada Sdr. Muhammad Nova untuk di istirahatkan dan tidak diperkenankan untuk bekerja lagi.
Selanjutnya saya mohon kepada Ibu Hida untuk membuatkan surat Keputusan kepada Saudara tersebut, serta membuat lowongan pekerjaan untuk staff produksi.
Hida : Baik, Bu. Segera saya kerjakan.
Reni : Iya Bu, semoga karyawan baru yang mendaftar diPerusahaan kita mempunyai andil yang besar dan mempunyai tekad kerja yang kuat.
Fitri : Amiin. Terima kasih. Berhubung keputusan sudah diambil, maka acara rapat sore hari ini saya kembalikan pada Sdr. Sheyla selaku MC. Sekian dari saya “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu, Selamat Sore”.
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Sheyla : Terima kasih saya ucapkan khususnya pada Ibu Fitri selaku pimpinan perusahaan dan kepada Bapak/Ibu sekalian peserta rapat yang telah ikut berpartisipasi dalam rapat kerja pada sore hari ini. Berhubung keputusan sudah diambil dan rapat sudah berjalan dengan lancar, maka saya selaku pembawa acara akan menutup rapat pada sore hari ini. Marilah rapat pada sore hari ini kita tutup dengan membaca “Alhamdulillahirrobbil’alamiin”, sekian dari saya apabila banyak kekurangan selaku pembawa acara saya mohon maaf. Dan akhir kata “Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarokatuhu, selamat sore”
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Deskripsi Pelaksanaan Rapat:
Sebelum rapat dimulai terlebih dahulu harus dibuat perencanaan yang mantap. Pada dasarnya semua kegiatan rapat untuk mencapai tujuan, sehingga perlu direncanakan sebaik mungkin.
Pelaksanaan Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur, yaitu:
1. Persiapan Penyelenggaraan Rapat
• Undangan rapat
Sebelum rapat dilaksanakan hendaknya disiapkan terlebih dahulu undangan yang harus dibagikan kepada peserta rapat jauh sebelum rapat dilaksanakan. Undangan tersebut hendaknya lengkap memuat informasi berikut:
a. Hari dan tanggal rapat
b. Tempat rapat
c. Bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
d. Bila perlu mencantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca atau disiapkan terlebih dahulu oleh peserta rapat.
• Pengaturan Tata Ruang Rapat
Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya pada keberhasilan rapat. Tata ruang harus disesuaikan dengan jumlah peserta, bentuk dan maksud rapat. Dalam pengaturan ruang rapat yang perlu diperhatikan adalah tempat duduk, lampu penerangan, papan tulis, OHP/LCD, dan sistem suara.
• Alat Tulis
Perlengkapan alat tulis sangat penting di dalam setiap rapat, alat tulis yang diperlukan antara lain:
a. Map. Dengan kelengkapan yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, fotokopi, surat-surat keputusan, dan buku referensi.
b. Pensil atau Bolpoint
c. Laptop atau komputer untuk konsep-konsep yang telah siap.
d. Mesin fotokopi untuk memperbanyak naska (* jika perlu)
• Minuman dan Snack
Cara menyajikan minuman dan snack adalah sebagai berikut:
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi, dalam permulaan rapat telah tersedia minuman, pada waktu istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada tempat yang telah disediakan.
2. Urutan Pelaksanaan Rapat
• Pembukaan
Rapat kerja PT Maju Jaya Makmur dibuka oleh Sheyla Damayanti selaku pembawa acara dalam rapat dan selaku sekretaris dalam Perusahaan.
• Rapat Pleno
Rapat yang dihadiri oleh Pimpinan perusahaan, kepala bagian produksi, kepala bagian kepegawaian serta sekretaris perusahaan. Adapun kegiatannya adalah penyajian hasil karya atau perumusan masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lain.
• Perumusan
Setelah rapat pleno selesai selanjutnya Kepala Bagian Produksi memohon kepada pimpinan perusahaan untuk mencari pengganti Muhammad Nova, dengan cara membuat surat keputusan yang akan ditujukan kepada Muhammad Nova dan surat lowongan pekerjaan.
• Penyelesaian
Setelah hasil rapat diolah selanjutnya diserahkan kepada sekretaris rapat untuk diproses. Dalam hal ini sekretaris rapat juga sebagai pembawa acara.
• Penutup
Setelah rapat sudah mendapatkan keputusan, maka pembawa acara menutup jalannya rapat kerja pada perusahaan tersebut.
0 komentar:
Posting Komentar