RUANG LINGKUP SEKRETARIS

Tugas seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti:
 Menangani telepon;
 Menerima tamu;
 Menangani kas kecil;
 Mengambil dikte dan melatinkan;
 Menyimpan surat, dsb.

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan, misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbebda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan:
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin;
b. Tugas-tugas khusus;
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif;
d. Melakukan hubungan dan kerjasama.

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.



Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup Sekretaris, meliputi:
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan;
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern;
3. Menyelenggarakan pertemuan rapat;
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan staffnya. Hal tersebut memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam merekam segala pembicaraan di dalamnya. Tugas sekretaris pimpinan di dalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan;
5. Mengurus perjalanan dinas pimpinan;
Salah satu tugas sekretaris adalah membantu mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan, yang berhubungan dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain sebagainya yang kiranya diperlukan pimpinan dalam perjalanan dinas.


6. Mengelola kas kecil;
Bagi sekretaris, yang penting adalah bukti pengeluaran setelah akhir bulan terkumpul, maka dibuatlah laporan Petty Cash dan bagian keuangan dapat dibukukan dalam buku kas perusahaan.
7. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor;
8. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan;
9. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan

Tugas Administratif Kesekretariatan, yaitu:
• Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern;
• Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi;
• Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling, Staffing, Budgeting, dst)

Fungsi Sekretaris
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
 Membantu meringakankan tugas-tugas pimpinan;
 Menangani informasi untuk pimpinan;
 Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen;
 Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan;
 Sebagai alat komunikasi organisasi/perusahaan;
 Sebagai pusat dokumentasi.




Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggungjawabnya. Sekretaris dibedakan menjadi dua (2) macam, yaitu:

1. Sekretaris Instansi (Organisasi)
Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manajemen yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.

2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibedakan menjadi:

a. Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris.

b. Sekretaris Senior
Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

Kedudukan Sekretaris Organisasi, yaitu:
 Peran Strategis
 Peran Teknis
 Peran Pendukung



Kualifikasi/Syarat-syarat Sekretaris, meliputi:
 Syarat Pengetahuan
 Syarat Keterampilan
 Syarat Kepribadian

Etika Sekretaris meliputi:
 Cara berbusana;
 Cara berbicara;
 Cara mendengarkan;
 Cara duduk;
 Cara berjalan dan cara makan minum;
Selain itu kejujuran, kesetian, dan tanggung jawab merupakan hal yang sangat penting dalam dunia sekretaris.

Sikap Seorang Sektertaris, yaitu:
 Melakjukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh;
 Pekerjaannya dilakukan dengan lebih baik;
 Mengerti berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan;
 Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain;
Oleh karena itu seorang sekretaris harus menyadari dan memahami bahwa bertanggungjawab dan perkembangan kepribadiannya sangat diperlukan.